5 tips til effektive møder

5 tips til effektive møder

Møder kan sluge meget af vores arbejdshverdag. Derfor er det også frustrerende, når mødet ikke er struktureret. At afholde et godt møde er en kunst. Det bør helst være produktivt, struktureret, problemløsende, inspirerende og samtidig give en merværdi for deltagerne. Med sådan en forventningsfuld liste af krav, er det ikke underligt, at mange møder ikke altid lever op til dets potentiale . Vil du gerne blive bedre til at mestre det? Vi har samlet 5 tips til, hvordan du holder effektive møder.


1. FORBEREDELSE GØR MESTER
Forberedelse er nøglen til et effektivt møde. Start med at lave en klar dagsorden, et mål og en tidsramme for mødet. Tænk gerne mødet igennem inden, så du er forberedt på, hvad der skal ske. Overvej om nogle ting på dagsordenen kræver mere end andre.

Lav en struktur for med indledning, diskussioner og beslutninger. Det hjælper både på mødet og ikke mindst på det arbejde, der kommer ud af mødet bagefter. Det kan være, at der er en person til stede, der ved mere om et emne end dig. Bed vedkommende om at forberede sig til dette punkt, så de kan tage denne del. Det er mere effektivt. Gør det også klart på dagsordenen, om punktet er til information, diskussion eller om der er behov for at tage en beslutning – eller alle tre ting.

Ingen effektive møder starter, når mødet starter. Det starter gerne før selve mødetidspunket. Afsæt derfor tid til denne del. Mødeindkalderen er den, der skal forberede sig mest, men også mødedeltagerne skal forberede sig. Send derfor dagsordenen ud i god tid, så deltagerne kan nå at forberede sig.

 

 

2. Indkald ikke for mange til mødet
Dette er en klassisk fejl. I frygt for at glemme nogen eller noget, så indkalder man alle uden at tænke på, om de har en rolle eller relevans til mødet. Det resulterer ofte i ,at mange deltagere spilder deres tid, da de ikke har en relevant rolle og aldrig får plads til at blive hørt. Indkald kun dem, som mødet er relevant for. Resten kan indkaldes til et hurtigt briefingmøde, hvis nødvendigt.

 

3. Vis altid dagsordenen når mødet begynder
Selv om dagsordenen er blevet sendt på forhånd, med mødeindkaldelsen, er det vigtigt at gentage den ved starten af mødet for at gøre alle opmærksom på formålet og indholdet. Hvis du føler det nødvendigt, kan du også gentage tidsrammen. Du bliver mere fokuseret på mødets mål, når du er opmærksom på dagsordenen og tidsrammen. Og selvom det er hyggeligt, så drop smalltalken. Den kan hurtigt mere tid end forventet.

 

4. Husk mødeetiketten
Det kan være unødvendigt at sige, men det er vigtigt, at alle fokuserer på det, der diskuteres i mødelokalet. Det kan være svært at tyde, om brugen af mobiltelefoner eller computer til mødet er et tegn på eller en årsag til dårlige møder, men for at få den fulde opmærksomhed burde disse ting ikke være fremme til mødet med mindre, de er en del af dagsordenen. Deltagerne kan ringe tilbage, svare på sms’er eller svare på mails senere.

Det er vigtigt, at du som mødeindkalder styrer mødet og diskussionen. Nogle deltagere kan hurtigt overtage dagsordenen, mens andre kan gå tabt. Dynamikken er dit ansvar. Du bør se på dig selv som en dirigent og instruktør, der guider folk igennem mødet.

Ofte kan et punkt dukke op igen og igen, og folk kan køre i ring med deres diskussion. Det er din opgave at bryde ringen og styre diskussion videre. Glem ikke, at du har en tidsramme, der skal overholdes. Det er ubehøvlet at gå over tid, da deltagerne har tilpasset sin arbejdshverdag efter din mødeindkaldelse.

 

5. Opsummer og uddeleger
Effektive møder betyder ikke nødvendigvis, at det er engagerende møder. Tidsrammen skal ses i sammenhæng med, hvad mødedeltagerne sidder tilbage med, og hvad som konkret tages med videre. Derfor er det vigtigt at opsummere, hvad der blev besluttet, og hvem der er ansvarlig for at gennemføre hvad efter mødet. Dette øger sandsynligheden for, at handlingen vil blive udført, og du sikrer, at alle deltagere forlader mødet med samme forventing.

Hvis nogen ikke havde mulighed for at deltage i mødet, er det vigtigt at huske dem. Send venligst et resumé efterfølgende. Gode mødeledere forstår, at møder skal behandles med respekt. Det kræver mere end mange tror, og du bruger deres tid. Så prøv disse små greb, og du vil blive overrasket over, hvor godt de fungerer.