Første login på Touchpoint Admin web

For at komme i gang med opsætningen af din Touchpoint løsning skal du være logget ind på enten Touchpoint Admin web eller på din Touchpoint mobilapp. 

Du har de samme muligheder for opsætning på Admin web og mobilappen, men vi vil fokusere på opsætningsmuligheder i Admin web med denne vejledning. 

For at få adgang til Touchpoint Admin Web skal du gøre følgende: 

1. Klik på følgende link: https://www.telia.dk/erhverv/login/ 
2. Send OPRET til 667 via sms 
3. Du modtager nu et personligt password via sms, som du fremover skal bruge til at logge ind på Telias selvbetjening for erhverv 
4. Indtast dit mobilnummer og dit nye password 
5. Klik på Touchpoint Admin web som du finder nederst i menuen til venstre 

Touchpoint Admin web åbnes i et nyt vindue (første gang du logger på, skal du have et password via SMS) 

Du er nu klar til at gå i gang med at sætte din Touchpoint løsning op.

Aktivér Touchpoint appen

Vi anbefaler, at du downloader appen ved at klikke på et af de nedenstående direkte links på den smartphone hvor I ønsker, at administrere jeres løsning:

Tilknyt dit mobilnummer

Før du kan komme i gang, skal du aktivere appen og tilknytte den til dit Telia mobilnummer. (Bemærk, at dette skal gøres fra et Telia mobilnummer).

Sådan gør du: 

1. Indtast dit 8-cifrede Telia mobilnummer i det øverste felt på appens log ind side. 
2. Klik på Anmod om adgangskode, hvorefter du modtager en sms med en 4-cifret adgangskode. 
3. Indtast adgangskoden, som du har modtaget via sms, og klik på Log ind. 
4. Fremover skal du ikke bruge adgangskode, når du åbner din Touchpoint app.

Opsætning af brugere 

Brugere er automatisk sat op fra start, men det er bl.a. muligt at redigere navn og tildele administratorrolle til enkelte brugere.

Opsætning af svargrupper 

En svargruppe er en funktion, der betjenes af en eller flere personer, som besvarer gruppens telefonnummer i en på forhånd defineret rækkefølge. 

Fordeling af indkommende opkald 

• Under ”Fordeling af indkommende kald” kan du tilføje brugere, som skal besvare opkald til svargruppen. Du kan søge brugere på navn eller telefonnummer. Husk at sætte ”45” foran telefonnummeret i din søgning.  
• Du kan bruge søgefeltet til at finde de brugere, som skal være med i svargruppen.  
• Brugere kan også tilføjes til svargrupper ved at gå ind på den enkelte bruger under menuvalget ”Brugere” 
• Vælg den ønskede opkaldsfordeling. Du kan vælge mellem to slags opkaldsfordeling:  

• Prioriteret rækkefølge, hvor opkald dirigeres til den bruger, der står øverst på prioriteringslisten. Hvis denne bruger er optaget eller ikke svarer, dirigeres opkald videre de næste i den rækkefølge, de står på listen, indtil opkaldet kan besvares eller f.eks. bliver ledt til telefonsvarer (se næste afsnit). 

• Tilfældig rækkefølge, hvor opkald dirigeres til en tilfældig ledig bruger og videre til en anden tilfældig ledig bruger, hvis den første ikke svarer.

Indkommende opkald

Nummervisning for indkommende opkald
Vælg hvilket nummer der skal vises til svargruppens medlemmer, når de modtager opkald. Vælg mellem svargruppens nummer og nummeret, der ringer ind til svargruppen. Hvis brugerne er medlem af flere svargrupper, kan det f.eks. være relevant at vise svargruppens nummer ligesom det er relevant, hvis brugerne skal skelne mellem opkald til svargruppen og opkald direkte til brugerens mobilnummer (f.eks. private opkald).

Ring op samtidig til
Når der ringes til svargruppen, kan du indstille opkaldet til at ringe hos flere medlemmer samtidigt. Den, som svarer først, får opkaldet.

Ringetid per medlem
Indstil hvor lang tid medlemmerne har til at svare, inden opkaldet går videre.

Antal forsøg på at ringe ud til svargruppens medlemmer
Du kan bestemme, hvor mange gange et indkommende opkald skal forsøges besvaret hos medlemmerne af svargruppen. Dermed kan du undgå, at et indkommende opkald er ubesvaret i for lang tid. Når det maksimale antal forsøg overskrides aktiveres indstillingen for "Når ingen medlemmer er tilgængelige".

Stil opkald igennem uanset tilgængelighedsstatus
Hvis du aktiverer denne indstilling så stilles opkald igennem uanset om medlemmernes status er en anden end ”tTilgængelig” (f.eks. ”mMøde” eller ”fFrokost”). 

Når ingen medlemmer er tilgængelige
Her kan du tage stilling til, hvad der skal ske, når der ikke er nogen af gruppens medlemmer tilgængelige. 
Du har tre muligheder: 

1. Der skal afspilles en besked 
2. Omstilles til telefonsvarer  
3. Eller omstilles til et andet nummer, der f.eks. også kan være en anden svargruppe. Vær opmærksom på Telias gældende takster ved omstilling til eksterne numre.

Når svargruppen er lukket 
Indstil hvad der skal ske med et opkald når svargruppen er lukket. Skal der f.eks. viderestilles til telefonsvarer eller til et andet nummer.
Du har fire muligheder:

1. Der skal afspilles en besked
2. Omstilles til telefonsvarer
3. Eller omstilles til et andet nummer, der f.eks. også kan være en anden svargruppe. Vær opmærksom på Telias gældende takster ved omstilling til eksterne numre
4. Afspil en besked og omstil derefter opkaldet til et andet nummer.
   

Telefonsvarer

Under ”Telefonsvarer” vælges og tilføjes de brugere, der skal kunne aflytte telefonsvareren, hvis den er aktiv. Telefonsvareren er fælles for svargruppen.

Køindstillinger

Hvis du aktiverer kø i ”Køstatus”, bliver indkommende opkald stillet i kø, hvis alle medlemmer af svargruppen er optaget af samtaler. 

Under ”Køgrænse” kan du sætte en begrænsning i din kø, for at undgå for lange ventetider. Du kan indstille hvor mange opkald, der maksimalt må placeres i kø.Derefter kan du indstille, hvad der skal ske med de opkald, der modtages, når den maksimale kø er fyldt op. Der kan indspilles en besked (via appen), der afspilles til opkald der står i kø. Formålet vil ofte være at gøre opmærksom på at opkaldet besvares så hurtigt som muligt. Du vælger selv med hvilket tidsinterval beskeden skal afspilles. 

Tidsskema og åbningstider 

Under ”Tidsskema” kan du foretage indstillinger for, hvornår svargruppen skal være åben og lukket og lægge fremtidige lukkeperioder ind, f.eks. jul, nytår og påske. Klik på ”Aktiveret” eller ”Intet tidsskema” for at vælge om tidsskemaet skal være i funktion.

Du kan ændre ugens åbningstider. Det gør du ved at klikke på de enkelte dage og indstille den ønskede åbningstid. Husk at klikke på ”Gem ændringer” nederst på siden, ellers træder tidsskemaet ikke i kraft.  

Du kan også tilføje afvigende åbningstider. Det gøres ved at klikke på ”Tilføj ferie eller afvigende åbningstider”. Angiv et navn for den afvigende periode - f.eks. juleferie - og indstil hvornår perioden starter og slutter. Afslut med at klikke på ”Gem ændringer”. 

Besked 

Under ”Besked” kan du se standardbeskeder, der allerede findes i Touchpoint samt de beskeder, som du selv indtaler. Du kan vælge beskeder til brug for følgende formål:  

• Velkomstbesked 
• Besked til opkald, der står i kø
• Telefonsvarer
• Når svargruppen er lukket
• Ved viderestilling
• Når ingen medlemmer er tilgængelige
• Når køen har overskredet den fastsatte grænse / når alle medlemmer er optaget eller logget ud.

Optag besked 

Du kan optage flere beskeder og bruge dem i forskellige situationer. For eksempel som velkomstbeskeder og kø-beskeder. For at indtale nye beskeder, skal du benytte mobilappen.

1. I mobilappen, klik på Svargrupper i hovedmenuen. Hvis du har flere svargrupper, skal du klikke på den svargruppe, du vil indtale besked for. 
2. Klik på Optag/vælg besked nederst på siden.
3. Vælg den besked, du vil optage. 
4. Klik på knappen Ny besked. 
5. Klik på Start optagelse. 
6. Tryk på Stop, når du har optaget din besked. Nu kan du lytte til din  optagelse ved at klikke på Afspil. Hvis du ikke er tilfreds, skal du klikke  på Ny optagelse. Hvis du er tilfreds, skal du klikke på Overfør eller  Overfør & brug. 
7. Hvis du vælger Overfør & brug, erstatter du den eksisterende besked med den, du lige har optaget. Hvis du vælger Overfør, bliver beskeden tilføjet på listen over beskeder, som du kan vælge imellem.
   
   

Opsætning af menuomstilling 

Med menuomstilling kan du automatisk omstille et indkommende opkald til en svargruppe eller en medarbejder. Den som ringer op, hører en række valg og trykker derefter et ciffer på sin telefon for at blive stillet igennem til den ønskede funktion eller medarbejder i virksomheden. 

Menuomstilling er kun tilgængelig, hvis denne service  er valgt som tillæg til din Touchpoint løsning. 

Indstilling af menuomstilling 

Der findes et antal forskellige indstillinger, som du kan foretage i din menuomstilling. Klik på Menuomstilling i menuen til venstre. Hvis du har flere forskellige menuomstillinger, skal du her vælge, hvilken menuomstilling du vil indstille. 

Menuvalg
I denne oversigt indstiller du, hvilke menuvalg, der skal være tilgængelige i menuomstillingen.

I kolonnen Tryk på indstiller du, hvilke cifre, dem der ringer, skal have mulighed for at vælge. Du kan vælge mellem 0-9 samt * og #. Hvis du ikke ønsker at gøre brug af alle cifre, vælger du Inaktivt valg. 

I kolonnen Viderestilling/status indstiller du, hvad der skal ske efter der er valgt et ciffer.  

Følgende valg er mulige: 

• Svargruppe: omstilling til en svargruppe. Du skal vælge, hvilken gruppe, der skal omstilles til. Det indstilles i kolonnen yderst til højre. 
• Bruger: omstilling til en bruger i virksomheden. Du skal vælge, hvilken bruger, der skal omstilles til. Det indstilles i kolonnen yderst til højre.  
• En anden menuomstilling: hvis du har flere menuomstillinger, så kan du vælge at omstille til en anden menuomstilling. Du skal vælge, hvilken menuomstilling, der skal omstilles til. Det indstilles i kolonnen yderst til højre.   
• Telefonnummer: omstilling til et telefonnummer. Du skal angive, hvilket telefonnummer, der skal omstilles til. Det indstilles i kolonnen yderst til højre. Angiv telefonnummeret i følgende format: +4570123457.
• Telefonsvarer: omstilling til menuomstillingens telefonsvarer.
• Gentag menu:  få hele velkomstbeskeden gentaget.   
• Åbningstider: afspil en besked, der oplyser om jeres åbningstider 

Under Hvis der ikke foretages et valg vælger du, hvad der skal ske, hvis den som ringer, ikke foretager noget valg.  

Aktiver menuomstilling 

Din menuomstilling virker ikke uden en velkomstbesked, så før menuomstilling kan aktiveres, skal du indtale og uploade en velkomstbesked. Den bør indeholde information om de menuvalg, der er til rådighed for den, der ringer. For eksempel: ”Velkommen til <din virksomheds navn>.. For at komme til receptionen tryk 1, for at komme til…”.  

Du har to muligheder for at lave din velkomstbesked; enten ved at optage direkte til Touchpoint med Touchpoint mobilappen eller ved at optage en velkomstbesked på din computer og uploade den via Admin web.  

Optag velkomstbesked og aktiver Menuomstilling med Touchpoint mobilappen 
Du kan nemt optage nye beskeder ved hjælp af mobilappen.  

1. I mobilappen, klik på Menuomstilling i hovedmenuen. Hvis du har flere menuomstillinger, skal du klikke på den menuomstilling, du vil indtale besked for. 
2. Klik på Optag/vælg besked nederst på siden. 
3. Vælg den besked, du vil optage. 
4. Klik på knappen Ny besked. 
5. Klik på Start optagelse. 
6. Tryk på Stop, når du har optaget din besked. Nu kan du lytte til din  optagelse ved at klikke på Afspil. Hvis du ikke er tilfreds, skal du klikke  på Ny optagelse. Hvis du er tilfreds, skal du klikke på Overfør eller  Overfør & brug. 
7. Hvis du vælger Overfør & brug tager du beskeden i brug med det samme. Hvis du har en eksisterende besked, bliver denne erstattet med den, du lige har optaget. Hvis du vælger Overfør, bliver beskeden tilføjet på listen over beskeder, som du kan vælge. 

Upload velkomstbesked og aktiver Menuomstilling via Admin web 
Hvis du vil optage en velkomstbesked på din computer, skal du uploade den via Admin web. 

1. Klik på Menuomstilling i menuen til venstre. 
2. Hvis du har flere forskellige menuomstillinger, skal du her vælge, hvilken af dem, du vil indstille. Du kan give menuomstillingen sit eget navn ved at klikke på ”Ændre navn”. 
3. Klik på Besked og derefter Velkomstbesked. 
4. Klik på Gennemse under feltet Velkomstbesked, og vælg derefter den lydfil, du vil uploade. 
5. Klik på Upload. 
6. Din menuomstilling er nu aktiveret

Indkommende opkald

Når Menuomstilling er åben, dirigeres opkald til velkomstbesked og menuvalg. Her kan du indstille, hvad der skal ske, når menuomstillingen er lukket.

Følgende valg er mulige: 

• Omstil opkald til telefonsvarer. 
• Afspil en besked – beskeden, du har angivet bliver afspillet. 
• Afspil besked og omstil opkaldet til – før omstilling til telefonnummer afspilles besked f.eks. ”Værkstedet er lukket lige nu, du stilles om til receptionen”. Angiv telefonnummeret i følgende format: +4570123457. 
• Omstil opkaldet til – du vælger hvilket telefonnummer der skal viderestilles til. Telefonnummeret angives i følgende format: +4570123457. 

Telefonsvarer

Under Telefonsvarer vælges og tilføjes de brugere, der skal kunne aflytte telefonsvareren, hvis den er aktiv. Telefonsvareren er fælles for menuomstillingen.

Tidsskema og åbningstider 

Under ”Tidsskema” kan du foretage indstillinger for, hvornår svargruppen skal være åben og lukket og lægge fremtidige lukkeperioder ind, f.eks. jul, nytår og påske. 

Klik på ”Aktiveret” eller ”Intet tidsskema” for at vælge om tidsskemaet skal være i funktion.

Du kan ændre ugens åbningstider. Det gør du ved at klikke på de enkelte dage og indstille den ønskede åbningstid. Husk at klikke på ”Gem ændringer” nederst på siden, ellers træder tidsskemaet ikke i kraft.  

Du kan også tilføje afvigende åbningstider. Det gøres ved at klikke på ”Tilføj ferie eller afvigende åbningstider”. Angiv et navn for den afvigende periode - f.eks. juleferie - og indstil hvornår perioden starter og slutter. Afslut med at klikke på ”Gem ændringer”. 

Beskeder

Under ”Besked” kan du se standardbeskeder, der allerede findes i Touchpoint samt de beskeder, som du selv indtaler. Du kan vælge beskeder til brug for følgende formål:  

• Velkomstbesked - denne besked afspilles, når der ringes til din menuomstilling. Den bør indeholde information om, hvilke menuvalg, man kan foretage for at komme videre – f.eks. ”Tryk 1 for at komme til lageret. Tryk 2 for at komme til receptionen.” o.s.v. 
• Telefonsvarer - afspilles, når den, der ringer, kommer til menuomstillingens telefonsvarer. 
• Ved viderestilling - afspilles, hvis du har valgt ”Afspil besked og omstil opkaldet til”. 
• Når menuomstilling er lukket - denne besked afspilles, når menuomstillingen er lukket. 
• Åbningstider - afspiller åbningstider, når man vælger dette i menuen. 

Fik du ikke svar på dit spørgsmål sidder vores rådgivere klar til at hjælpe dig.